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公司合同管理的机构和人员——公司合同管理实务指南

作者:佚名      企业设立来源:      点击数:      更新时间:2015-07-08 15:45:42

  公司的生命在于经营,合同管理的生命在于实际运作。合同管理的理论是合同管理的精神灵魂,合同管理的机构和人员则是合同管理的物质肉身。只有建立健全的合同管理机构并配备好合适的足够的合同管理人员,明确各个机构和人员各自的权力、职责,合同管理工作才能发挥巨大的作用。公司合同管理的重点和关键在于操作。
         合同管理的操作不同于某些简单的技能,而是一个系统工程,因此,光靠公司个别员工是“操作”不起来的。合同管理工作的第一要务就是要确定专门负责合同管理的机构。而这个机构并不只是一两个部门。合同管理的机构是由一系列相互衔接、相互监督、相互制衡、共同协调的流程、环节所组成的。对于不同的合同,可能要经过不同的环节和部门。不设置相应的管理机构和人员,合同管理就不可能进行;设置了相应的管理机构和人员,但权力和职责不明确,分工不合理,合同管理工作也不可能达到预期的目标。只有按照合同管理工作自身规律性的要求,合理分配并明确各部门和人员的权力和职责,才能最大限度地发挥合同管理的效能,为公司最快地、最大限度地现实生产经营的目标服务。
         公司是一个营利性组织,在未认识到设立合同管理部门、配备合同管理人员的现实必要性之前,部分公司的出资人、股东、老板是不会轻易同意作出设立合同管理部门、配备合同管理人员的决定的。因此,我们的出资人,我们的股东,我们的老板,首先要了解合同管理的重要性,了解设立这些部门、配备这些人员的现实必要性。从这个意义上说,公司合同管理应当成为每一个有志于在商海击水搏浪、有志于将自己的公司做大做强的出资人、股东、老板的必修课程。

合同管理机构设置及人员配备的原则
         第一、因事设人原则。这个原则的基本含义有两层。第一层是合同管理机构设置和人员配备必须与合同管理实际工作流程的各个环节相呼应,有事设人,无事不设,避免资源浪费。第二层是从合同管理工作的实际需要出发,形成一个常设机构、专职人员、兼职人员与外聘常年法律顾问相结合的、灵活机动的用人机制。对于一般的、经常性的合同管理工作,公司应当设置专门机构,配备专职人员;对于重大合同项目的管理,公司应当及时聘请外部专业人才参与咨询、决策。
        第二、权责明确原则。这一原则也包括两层含义。第一层是权责明确。要明确各个部门的权力和责任的边界和相互衔接关系,部门与部门之间权力和职责既要相互监督、相互制约,又要相互配合、相互促进,避免产生不相容的冲突;同时,在一个部门内部各人员之间也要明确每个员工的权力和责任的边界和相互衔接关系。关键是要避免权力之间的争抢和职责之间的推诿。在确定没一个部门、每一个员工的具体权力和职责时,要贯彻细分的管理方法,将任务、权力和责任分得越清晰、越彻底、越细致越好。第二层是权责相适应。权力和责任应该在质和量两方面相适应。职责决定权力,有什么样的职责才能设定什么样的权力,有多大的职责才设定多大的权力。反之,行使了什么样的权力就应当承担什么样的责任,行使了多大的权力就应该承担多大的责任。权大而泽轻,责任就会失去对权力的约束力;权小责重,等于没有授权,丧失市场机遇。因此,公司应当认真研究权力和责任之间的内在相关性,正确配置。
        第三、效益和效率原则。合同管理与经济效益原则是相辅相成的。良好有效的合同管理,能为公司找到最有效益的生产经营关系,能够最大限度地避免市场风险对公司的威胁,保护既有的经济效益。人员和机构的设置也应始终贯彻效益原则。这就要求公司决策者清醒地认识设置机构、配备人员也会增加公司的开支,但是它带来的效益是“一本万利”的。同时,机构和人员配备要贯彻效率原则。效率就是时间上的节约,就是以最短的时间完成公司决策、实施公司行为。

合同管理机构的框架及人员构成
        第一、合同业务部门。合同业务部门负责起草合同草案,是合同管理的基础部门。理论上,公司的每一个业务部门都有可能对外签订合同。因此,从合同管理的角度说,每一个业务部门都是合同业务部门。因此,公司无须专门设立综合性的“合同业务部”之类的机构。各部门除配备负责人之外,都应当配备两种人员:精通本行业务的合同起草人员和兼通合同法、书面表达能力强的合同初审人员。
        第二、合同审核部门。合同审核部门就是公司法律部门,负责对合同草稿从法律上进行审查。市场经济就是法治经济。公司日常工作存在大量法律问题。因此,有眼光的企业应当设置独立的法律部门。在整个合同管理流程中,合同的法律审核是最重要、最关键也是工作压力最大的一环。因此,有些合同管理流程设计者把公司法律人员称为“专职合同管理员”,足见其在合同管理中的重要性。较大的公司除公司内部设立法律部门并配备适当人数的法律人员外,还应当聘请若干名执业律师担任公司常年法律顾问。公司常年法律顾问参与公司重大事务的合同谈判、合同起草、合同审核、合同诉讼事务。
        第三、合同批准机构。合同批准就是将经过上述环节通过的合同草案交与拥有相应职权的部门或人员最后审核并在合同上签字认可的行为。合同草案一经批准签字,就意味着公司已决定向合同对付发出正式的要约或承诺。合同的批准签字如此重要,因此,合同的批准机构应当按照合同性质和权限规定分别属于公司高层管理机构或者甚至是公司的最高权力机关。一般地,合同批准机构有五个层次:主管合同业务的负总经理、总经理、董事长、董事会、股东会。
        第四、发文归档机构。发文归档部门就是公司的印章档案管理部门。由于印章管理工作和档案管理工作各自的特殊作用,两种职能混淆将形成重大的隐患,因而这个部门一定要设置两类职能不相交叉的人员:一是印章管理人员,二是档案管理人员。印章管理人员应尽可能聘请对公司忠诚度高的人员;而档案管理人员,应当尽可能聘请专业人员。

合同管理各部门人员的职责
        第一、合同业务部门人员的职责。合同业务部门直接负责与合作伙伴进行合同谈判,是合同谈判的第一线主力;负责将谈判的结果形成合同草案文本,是合同第一稿的起草者。合同签订生效后,要负责监控合同的履行。1、合同起草人员的职责:(1)提出合同谈判的相关业务内容,起草谈判的预备文本;(2)参与合同谈判;(3)负责涉及本行业的合同条款起草工作;(4)负责已生效合同的履行,保证己方已合同履行义务,监督对方履行合同,将合同履行中发现的新问题及时通报法律部门;(5)配合法律部门参与合同纠纷的处理。2、合同初审人员的职责:(1)对合同对方的资信进行考察;(2)参与合同谈判;(3)就合同谈判过程中的问题与法律部门人员沟通;(4)初步审核合同文本;(5)配合法律部门参与合同纠纷的处理,向法律部门人员提供相关业务方面的专业意见。
        第二、合同审核部门人员的职责。合同审核部门是合同管理中间环节中关键的一环。合同审核部门的职责虽然归纳起来简单,不外乎审核合同业务部门报送合同草案的合法性、规范性,为合同的订立、履行和争议处理提供法律支持。但其责任之重大是显而易见的,其工作的琐碎与繁杂细致也是理所当然的。其职责主要有,1、配合合同业务部门,共同负责审查合同对方在法律方面的资信和能力。2、审查合同条款的合法性和规范性,审查合同条款是否存在法律风险。3、监控合同履行的整个过程,解释、处理合同履行中出现的法律问题,同合同业务部门一起处理法律纠纷。4、负责重大事务的合同文本,参与合同谈判,与合同业务部门一起研究对方提供的合同文本并提出修改意见。5、参与公司高层关于高风险合同的决策研究。6、负责聘请公司常年法律顾问并与之进行沟通,配合外聘律师处理合同纠纷。
        第三、合同批准机构的职责。合同批准机构的职责就是按照公司章程和公司合同管理制度规定的权限审查批准合同,决定合同履行及合同争议中重大问题的解决方案。一般地,在合同审查方面,主要是对合同草案的核心商业性条款进行审核;在合同履行方面,主要是针对重大合同出现的重大问题及纠纷制定处理方案。
        第四、合同发文归档部门的职责。合同发文归档部门是公司的机要部门。印章和档案管理工作直接关系到公司的生存和安全。尤其是企业的档案管理,工作做得好,会给公司的成长壮大提供丰富的历史经验和教训,为公司解决问题和规划问题提供参考。1、印章使用管理人员的职责:审查合同是否经过了相应的审核、批准环节。如符合,盖章正式发文,并将合同正本交档案管理人员存档;如不符合,退还相关部门完善有关合同审核、批准手续。2、档案管理人员的职责:(1)收集合同订立、履行、纠纷处理全过程的有关文书,并对该等文书科学分类、整理、归档。(2)做好档案统计和研究报告,并向有关部门提交统计报告,为领导决策提供有益建议和设想。(3)负责本公司以合同安全为中心的商业秘密保护工作。

合同管理各部门人员的素质要求
        合同管理工作专业性很强,综合性也很强。每一个环节都要求拥有特定专业知识的人才才可以胜任其特定的职责。其中,对于业务部门专门负责初审合同草案的合同初审人员、合同审核部门的合同法律人员和总经理(副总经理)要求最高。
        第一、合同业务部门人员的素质要求。作为合同起草人员,须精通本行业业务;熟悉本公司业务范围相关的市场动向;能够根据自己的业务知识迅速判断和了解拟签署合同对方的资信及履约能力;能够起草出既符合合同目的又符合本行业规律的合同主要条款。作为合同初审人员,除须具备合同起草人员的业务素质外,还需严谨仔细;熟练掌握合同法知识、民商法知识,熟悉与本行业业务相关的其他法律法规;文字功底较深,书面表达能力强。
        第二、合同审核部门人员的素质要求。合同审核部门人员,不仅要求专业性强,而且要求综合性强。因此,在知识结构方面,要求有扎实的法律专业理论基础,精通法律实务,不但要对合同法等民商法等直接与合同有关的法律熟悉,还需要对公司经营所涉及或者可能涉及的各项行政法、诉讼法等法律有全面的掌握;不但要熟悉法律,还要理论联系实际,善于将法律知识与公司的经营管理行为结合起来思考,在考虑法律问题的同时不够将公司的经营管理实际与之结合起来。在工作作风方面,要“虚心、细致、耐心、勤勉”。“虚心”就是对业务知识虚心向合同业务部门求教直至对于将会产生法律上权利义务责任环节彻底了解;“细致”就是要仔细思考合同的每一个细节,思考合同每一个条款将产生什么样的法律后果以及应对策略,准备好有效的规避办法和救济技巧;“耐心”就是要耐心听取公司个部门的意见,耐心提取合同对方的意见,并权衡这些意见;“勤勉”就是在合同的谈判、起草、修改、履行和救济整个过程,合同审核部门人员都要全程参与,维护公司合法权益。
        第三、合同批准机构人员的素质要求。合同批准机构人员含义很广,有可能其就是出资人、股东、老板。公司不能选择出资人、股东、老板,但只要其作为合同批准机构人员,就应当具备特殊的素质,即使是出资人、股东、老板,也应尽力使自己具备这些特殊的素质。合同批准机构人员,既握有重大权力,又承担着重大责任。敢于承担责任是他们共同应当具备的素质。只有公司高管们随时准备为自己的行为承担相应的责任,合同管理各个环节的人员才会放心大胆地充分发挥自己的专业特长,合同管理流程才会顺利地进行下去。因此,合同批准机构人员首先具备的素质是敢于承担责任。此外,合同批准机构人员应是自己所分管业务方面的专家;应该对公司的总体战略有全局的、长远的规划;应该对拟签订合同在公司总体战略上的地位和作用有通盘考虑和清醒认识;应该重视法律部门的意见,在法律面前谨慎持重;应该严格按照法律、公司章程和公司规章制度行事。
        第四、合同发文归档部门的素质要求。作为印章使用管理人员,应该原则性强,忠于公司的规章制度并勇于承担责任;应该熟悉合同管理的各个环节,敢于监督合同管理各个部门,对于不符合公司合同管理流程制度的合同,在自己的职权范围内要敢于抵制;应该具备一定的法律知识,能够在用印前发现合同在法律上的问题。作为档案管理人员,应该熟悉合同从谈判到履行完毕整个过程的档案管理,懂得哪些文书应该保存下来;应该精通统计和分类,及时发现问题、研究问题;应该忠诚于公司,严守公司的商业秘密。

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