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你的企业劳动规章制度合法有效吗

作者:佚名      企业设立来源:      点击数:      更新时间:2015-07-08 17:08:22

未雨绸缪,向来是企业应有之计。又到一年招聘季,新的一年开始,企业都在忙着招工。然而,招来员工后如何实施管理,就涉及到了企业劳动规章制度的制定及其风险防范。

一.劳动规章制度的重要性

俗语说:“没有规矩,不成方圆。”企业劳动规章制度作为企业制度的重头戏,其重要性不容忽视:

(一)引导与教育作用

劳动规章制度作为企业内部规范员工行为的一种准则,具有为员工在生产、工作过程中指引方向的作用。劳动规章制度规定工作中的行为规范,可以引导、教育员工约束自己的行为,防止出现不良行为。规章制度通过合理的权利义务及责任的设置,能使职工预测到自己的行为和努力的结果,激励其工作积极性和主动性。

(二)警戒与威慑作用

通过对员工违反规章制度的后果做出处罚规定来威慑员工,使员工能够事先了解在劳动生产过程中该如何作为,自觉抑制不法行为的发生。通过对违反规章制度的行为予以惩处,让违反规章制度的员工从中受到教育的同时也使其他员工看到违反规章制度的后果,达到警戒和威慑的效果。

(三)防患未然与预防争议发生

劳资双方的权利和义务以及权利和义务实现的措施、途径和方法通过规章制度加以明确、具体后,就可以大幅度防止纠纷的发生,从而可以维护企业正常的生产和工作秩序。

(四)提供处理劳动争议证据的作用

《劳动合同法》对于劳动报酬、工作时间、劳动保护等直接关系到劳动者权益的内容作出了强制性规定。同时,又把制定规章制度,并以此对员工进行实际管理的权利留给了企业。比如《劳动合同法》第39条明确规定,劳动者严重违反用人单位的规章制度,用人单位可以随时解除劳动合同。什么是严重违反用人单位的规章制度,需要企业事先作出规定,即首先用人单位必须要有明确的、合法的规章制度存在,其次用人单位的规章制中必须对何为严重违反规章制度的行为作出明确的界定。这也是企业要想在受到诸多限制的情况下行使提前解除劳动合同权的重要依据。

二.如何制定劳动规章制度

当然,企业制定劳动规章制度也伴有一定的法律风险,并不是可以任意妄为的。相关法律明确规定,用人单位的规章制度,只有通过民主程序制定,不违反国家法律、行政法规及政策规定,并已向劳动者公示的,且不与劳动合同、集体劳动合同相冲突,才可以在劳动仲裁和司法审判中作为依据。也就是说,不合法的规章制度,在仲裁或诉讼中是不能作为审理劳动争议案件的依据的。

此外,如果由于规章制度违反法律、法规规定,损害劳动者权益的,企业还存在着要承担赔偿责任、劳动者可以随时解除劳动合同的风险。如《劳动合同法》第八十条规定,规章制度违反法律、法规规定的,由劳动行政部门责令改正,给予警告;给劳动者造成损害的,应当承担赔偿责任。《劳动合同法》第三十八条规定,用人单位的规章制度违反法律、法规的规定,损害劳动者权益的,劳动者可以解除劳动合同,用人单位需支付经济补偿金。

企业制定劳动规章制度的主要目的是为了维护企业的日常管理及生产正常秩序。因此,作为解决劳动争议的重要依据的企业劳动规章制度,在处理劳动争议时具有不可替代的作用。如果制定的规章制度无效,企业在处理劳动争议时必将陷于被动局面,遭受不必要的损失,也失去了企业抵御劳动争议风险的能力。

既然规章制度意义重大,存在较大的法律风险,那么如何制定一套合法有效的规章制度呢?总体来说,规章制度具有法律效力应当具有下列四个条件:

(一)劳动规章制度的制定主体须具合法性

主体合法是指制定企业规章制度的主体必须合法,有权代表用人单位制定规章制度的,应当是用人单位行政系统中处于最高层次,对用人单位各个部门和全体职工有权实行全面和统一的管理部门。

(二)劳动规章制度的内容须具合法性

内容合法就是指用人单位的规章制度其内容符合《劳动法》、《劳动合同法》及相关的法律、法规、规章的规定,不能与法律、法规、规章相抵触,相抵触的部分是无效的。依法制定规章制度,是保证其内容合法的基础。

(三)劳动规章制度的制定程序须合法

首先,程序合法涉及到规章制度的范围。规章制度是个含义广泛的概念,在不同的语境下有不同的意义。但在劳动法律的语言环境下,则是一个专门的劳动法律术语,亦称劳动规章、工作规则、劳动规则等,是指用人单位为了有效的组织生产经营活动,激励员工工作而规定的员工应当享有的权利以及应当遵守的各项义务以及违反义务时的处罚措施。它的内容可以包括劳动合同管理、工资工时制度、奖惩制度等。因此,对规章制度应当做广义的理解,凡是涉及到劳动者切身利益的规章制度都要走民主程序,包括但不限于如何发红包的政策。

其次,民主程序对规章效力的影响应以劳动合同法实施时间为准。在2008年1月1日以前制定的规章制度只要内容合法且经过公示程序,即使缺少制定阶段的民主程序也可以作为用人单位管理、处分劳动者的依据。而在2008年1月1日以后制定的规章制度,只要缺少制定阶段的民主程序,一般就认定无效,不能作为用人单位管理、处分劳动者的依据。

最后,所谓的民主程序,第一步是讨论程序,与全体职工或职工代表讨论,全体职工或职工代表可提出意见和方案;第二步是协商确定程序,用人单位与职工或工会协商确定。用人单位制定劳动规章制度必须经过职代会讨论、平等协商、厂务公开等民主程序,尤其对用人单位制定规章制度是否依法履行民主程序明确了认定要件,其认定材料包括用人单位的职代会制度(含职代会工作机构、届期、职工代表人数、产生办法等)、职代会讨论劳动规章制度的会议纪要和公示情况、职代会召开情况报告表、协商代表签名的协商会议记录;明确依法履行劳动规章制度告知程序的认定材料包括用人单位公示规章制度的照片以及相关材料,职工签收有关规章制度的记录等。这些认定要件,在今后日常检查和调处因劳动规章引发的劳动争议时,由用人单位提供。如不能提供,用人单位将承担不利后果。

(四)劳动规章制度须经公示或告知劳动者

如何公示、公示的方式及形式,法律上均无明文规定。实践中可以通过组织学习、培训、考试、制作员工手册的方式告知劳动者。无论采取何种方式,对用人单位最安全的方法是让员工签字确认已全部知悉该规章制度并同意遵守。相对而言,网上告知和板报的方式存在风险,如果员工否认的话,单位很难举证。

三.企业制定劳动规章制度时的风险防范

(一)注重程序合法化

1.成立职工代表大会,健全工会组织,发挥工会桥梁和监督作用。法律规定用人单位在制定、修改或决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。

2.企业要严格执行规章制度制定修改应履行的民主程序。这个程序分为两个步骤:第一步是经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见;第二步是与工会或者职工代表平等协商确定。一般来说,企业建立了工会的,与企业工会协商确定;没有建立工会的,与职工代表协商确定。

3.履行公示或告知程序。履行公示或告知程序,可用公司网站公布、电子邮件通知、公告栏张贴法、员工手册发放签收记录、规章制度培训签到记录、规章制度考试试卷、用工录用表确认等方式。

(二)注重实体合法化

为了避免用人单位在制定规章制度上走过场,虽然程序上达到要求,但实质上侵害劳动者权益的情况出现,法律规定了规章制度违法的法律责任。即:违法违规的规章制度无效,劳动者不仅可以随时通知用人单位解除劳动合同,给劳动者造成损害的,用人单位还要承担赔偿责任。如有的企业劳动规章制度规定“劳动者自愿不缴纳社会保险”、“加班是对公司的一种奉献”、“双职工,一方解除劳动合同,另一方必须同时终止”、“禁止公司员工恋爱结婚,否则一方必须立刻离开公司”等等,这类规章制度由于和法律相抵触而无效。所以,企业要对已存在的规章制度,按照现行的有关法律法规和劳动政策进行合法性审查,对本单位的规章制度进行严格地梳理、修改。并根据不断新出台的法律法规和劳动政策,对规章制度进行及时修改、补充。

(三)注重内容的量化、程式化、系统化

这是企业最容易忽视而恰恰是最重要的地方。一个好的规章制度可以帮助用人单位提高劳动管理效率,而一个差的规章制度则形同虚设。

规章制度中不能使用“经常”、“严重”、“重大”等含糊、歧义的文字表述,应尽可能地量化具体的要求或适用的情形。如经常是指多次,何种程度为严重,多大为重大等。

对于一些无法量化的要求和适用情形,则可以选择程式化的方式。一些轻微违反劳动纪律的情况,因为尚不构成严重违反,用人单位难以解除劳动合同,但劳动者屡屡违反,用人单位觉得不知如何处理。比如劳动者在上班期间从事一些与工作无关事务,打私人电话、上网娱乐、看小说等等,这些行为在规章制度中难以穷尽,且情节一般比较轻微,但对于劳动者屡屡触犯的情况,则可以在规章制度中设定,用人单位一经查实,给予书面警告,三次书面警告以上的视为严重违反规章制度。这种程式化的设定,使得规章制度全面而具有操作性,便于用人单位在行使劳动管理时,真正地有“章” 可依。

最后,规章制度的系统化也是非常重要的。比如,规章制度规定“劳动者不符合工作要求,用人单位可以解除劳动合同”,而在具体的规章制度中又没有规定劳动者的工作要求或者岗位职责的内容,因此,此种情形用人单位解除劳动合同的权利只是一纸空文。

(四)注重证据意识

用人单位在制定和依据规章制度行使工作管理权时必须具备证据意识,以防发生纠纷时企业举证不能的风险发生。在规章制度制定方面,需要保留已经履行好法定程序的证据,如会议记录、讨论、协商的经过等等书面证据。如经过与工会协商的,协商的会议纪要经工会盖章,工会主席签字确认。在履行告知程序方面,需要保留已告知的证据,如公司网站公布法、电子邮件通知、公告栏张贴法、员工手册发放签收记录、规章制度培训签到记录、规章制度考试试卷、用工录用表确认等等。在依据规章制度处理或者解除劳动合同方面,需要保留违规调查方面的证据。

目前虽然很多用人单位已经意识到规章制度的重要性,并且着手完善和加强单位的制度建设,但由于规章制度的法律效力来自于法律的授权,且劳动法律法规和相应政策不断变化,因此,规章制度的制定具有很强的法律专业性和技术性,用人单位应当借助法律专业人士的帮助和指引,结合产业行业特征和本企业的具体情况,使得规章制度行之有效,真正发挥其应有的作用,为企业健康有序发展提供强有力的保障。

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